Kleinunternehmerregelung: Grenzen, Rechnung und die passende Software

Was die Kleinunternehmerregelung bedeutet

Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 des Umsatzsteuergesetzes. Wer sie anwendet, ist von der Umsatzsteuer befreit. Das hat zwei Seiten. Sie schreiben Rechnungen ohne Umsatzsteuer, müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und sparen Aufwand. Dafür können Sie die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen nicht abziehen. Für Freiberufler, Nebenerwerbsgründer und kleine Dienstleister ist das oft ein klarer Vorteil, bei hohen Investitionen oder vielen Geschäftskunden kann es sich lohnen, darauf zu verzichten.

Wichtig ist der Begriff: Es geht um eine Steuerbefreiung, nicht um eine Befreiung von der Buchführung. Auch Kleinunternehmer führen Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar, bewahren Belege auf und geben Einkommensteuererklärungen ab. Wie das zusammenhängt, zeigt der Ratgeber GoBD und Aufbewahrungsfristen.

Die Grenzen seit 2025

Die neue Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr ist keine Prognose mehr. Früher durften Sie zu Jahresbeginn schätzen, dass Sie unter 50.000 Euro bleiben. Wurde die Schätzung später überschritten, blieb das folgenlos. Heute zählt der tatsächliche Umsatz.

Drei Beispiele

Für Neugründer gilt eine Besonderheit. Nach den Hinweisen der Kammern starten Gründer seit 2025 automatisch als Kleinunternehmer, ohne eine Prognose abgeben zu müssen, und für das Gründungsjahr zählt die Grenze von 25.000 Euro. Klären Sie Ihren Fall bei Gründung mit der Steuerberatung.

Zahlungseingang statt Rechnungsdatum

Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet. Das heißt: Es zählt, wann das Geld eingeht, nicht wann die Rechnung geschrieben wurde. Das hat praktische Folgen. Eine Rechnung vom Dezember, die im Januar bezahlt wird, gehört zum neuen Jahr. Eine Anzahlung im November zählt bereits im November.

Genau hier hilft eine gute Software. Sie sollte die Umsätze nach Zahlungseingang aufsummieren und anzeigen, wie weit Sie von 25.000 und 100.000 Euro entfernt sind. Wer nur Rechnungsbeträge addiert, verschätzt sich leicht, vor allem bei Anzahlungen, Teilzahlungen und Gutschriften.

Was auf die Rechnung gehört

Rechnungen über steuerfreie Umsätze nach § 19 Absatz 1 UStG müssen die Mindestangaben des § 34a der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung enthalten. Das sind in der Sache:

• vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Empfängers,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer des Leistenden,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
• das Entgelt für die Leistung,
• ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer.

Die Umsatzsteuer weisen Sie nicht gesondert aus. Wer das trotzdem tut, riskiert steuerliche Folgen. Klären Sie Zweifelsfälle mit der Steuerberatung. Hilfreich ist eine Software, die den Hinweis automatisch auf jede Rechnung setzt und beim Wechsel zur Regelbesteuerung auf Umsatzsteuer umschaltet.

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen. Nach § 34a UStDV darf ihre Rechnung immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, zum Beispiel als PDF. Empfangen müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 können. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber E-Rechnung Pflicht.

Verzicht auf die Regelung: Wann er sinnvoll ist

Sie können auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten. Das heißt, Sie versteuern Ihre Umsätze regulär und erhalten dafür die Vorsteuer. Nach § 19 Absatz 3 UStG ist die Erklärung gegenüber dem Finanzamt unwiderruflich und bindet Sie mindestens für fünf Kalenderjahre. Sie ist bis zum letzten Tag des Februars des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres möglich.

Worauf Sie bei der Software achten sollten

Für die Auswahl lohnt der Blick auf die Tarifgrenzen. Die Einnahmenüberschussrechnung ist in unserer Funktionsmatrix für Lexware Office belegt, dort ab Stufe L für 21,90 Euro im Monat, ebenso für Sage Active im Paket Essentials für 49 Euro im Monat und für Billomat, dessen Professional Tarif 29 Euro im Monat kostet. Die Umsatzsteuervoranmeldung nennen die Hersteller für Lexware Office ab L, für Sage Active Essentials über ELSTER und für FastBill, das bei 10 Euro im Monat beginnt.

Zu einem Kleinunternehmer Modus und zur Umsatzüberwachung nennen die geprüften Herstellerquellen nichts Belastbares. Wir behaupten deshalb nicht, dass ein Programm sie bietet. Fragen Sie vor dem Kauf konkret: Wie stelle ich auf Kleinunternehmer um, und wie sehe ich meine Umsätze nach Zahlungseingang?

Preise, Kunden und die Frage der Umsatzsteuer

Die Befreiung wirkt sich auf Ihre Preise aus, und zwar je nach Kundengruppe unterschiedlich. Das wird bei der Gründung oft übersehen.

Wer überwiegend an Geschäftskunden verkauft und größere Anschaffungen plant, prüft den Verzicht. Wer vor allem Privatkunden bedient und wenig investiert, profitiert eher von der Regelung. Sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Preislisten festlegen.

Eine Umsatzplanung als Frühwarnsystem

Die feste Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr verlangt, dass Sie den Umsatz im Blick behalten. Eine einfache Planung in einer Tabelle oder in der Software genügt. Tragen Sie monatlich den tatsächlichen Zahlungseingang ein und rechnen Sie den Verlauf hoch.

Ab 80.000 Euro lohnt sich der Blick auf offene Angebote und Anzahlungen. Wer absehen kann, dass er die Grenze überschreitet, bereitet den Wechsel vor: Software umstellen, Kunden informieren, Rechnungsvorlagen anpassen, mit der Steuerberatung die Voranmeldungen planen.

Typische Fehler bei der Kleinunternehmerregelung

• Rechnungsdatum statt Zahlungseingang: Wer Umsätze nach Rechnungsdatum zählt, verschätzt sich bei Jahresübergängen und Anzahlungen.
• Brutto statt netto: Die Grenzen gelten seit 2025 für den Umsatz ohne Umsatzsteuer. Wer noch mit Bruttobeträgen plant, rechnet falsch.
• Umsatzsteuer trotz Befreiung ausweisen: Das verwirrt Kunden und kann steuerliche Folgen haben.
• Grenze erst im Nachhinein bemerken: Die 100.000 Euro gelten sofort. Eine nachträgliche Korrektur ist unangenehm.
• Wechsel nicht vorbereiten: Wer erst am Tag des Überschreitens die Software umstellt, schreibt in der Zwischenzeit falsche Rechnungen.
• Verzicht ohne Folgen zu kennen: Die Bindung von fünf Kalenderjahren ist lang.
• E-Rechnungen ignorieren: Der Empfang ist auch für Kleinunternehmer Pflicht.

Wer diese Fehler kennt, kann sie mit einfachen Mitteln vermeiden: einer Umsatzübersicht nach Zahlungseingang, einer Software, die den Wechsel unterstützt, und einem kurzen Gespräch mit der Steuerberatung zu Beginn des Jahres.

Der Wechsel in die Regelbesteuerung

1. Zeitpunkt festlegen: Wann endet die Befreiung? Bei mehr als 100.000 Euro im laufenden Jahr ab dem Umsatz, der die Grenze übersteigt. Haben Sie im Vorjahr mehr als 25.000 Euro erzielt, gilt sie im Folgejahr nicht.
2. Steuernummer und Umsatzsteuer Identifikationsnummer klären: Rechnungen brauchen die passende Angabe.
3. Rechnungsvorlagen umstellen: Umsatzsteuer ausweisen, Hinweis auf die Befreiung entfernen, Preise gegebenenfalls anpassen.
4. Buchhaltung anpassen: Steuerkonten, Vorsteuer, Umsatzsteuervoranmeldung.
5. Kunden informieren: Besonders Geschäftskunden fragen nach Rechnungen mit Umsatzsteuer.
6. Meldefristen notieren: Voranmeldungen haben feste Termine.

Die beste Vorbereitung ist ein Testlauf: Erstellen Sie in der Software eine Rechnung im Regelbesteuerungsmodus und prüfen Sie, ob alle Angaben stimmen. So sehen Sie, ob der Wechsel im Alltag funktioniert.

Mehr zur Auswahl von Programmen für Gründer finden Sie im Ratgeber Buchhaltungssoftware für Startups und Gründer.