E-Rechnung Pflicht: Fristen, Formate und Checkliste für Ihre Software

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Viele Unternehmer verwechseln die E-Rechnung mit der Rechnung per E-Mail. Der Unterschied ist aber grundlegend. Das Umsatzsteuergesetz beschreibt in § 14 Absatz 1 die elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Alternativ können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn sich alle erforderlichen Angaben daraus vollständig und richtig in ein normkonformes Format übertragen lassen.

Alles andere ist rechtlich eine sonstige Rechnung: Papier, aber auch ein PDF, ein Foto oder ein Word Dokument im Anhang einer E-Mail. Für das menschliche Auge sieht eine PDF Rechnung genauso aus wie eine E-Rechnung. Eine Software kann aus ihr aber keine Beträge, Steuersätze oder Positionen zuverlässig auslesen, ohne zu raten. Genau das soll die E-Rechnung ändern: Die Daten sollen ohne Abtippen und ohne Texterkennung in die Buchhaltung des Empfängers fließen.

Was das für Ihren Alltag bedeutet

Sie müssen Rechnungen künftig nicht mehr drucken, unterschreiben oder als PDF zusammenbauen. Ihre Software erzeugt beim Erstellen der Rechnung eine XML Datei oder ein Hybridformat und verschickt sie. Der Empfänger liest die Datei ein, prüft sie und bucht sie. Das spart Zeit, setzt aber saubere Stammdaten voraus: Eine fehlende Steuernummer, eine falsche Anschrift oder eine unvollständige Leistungsbeschreibung wirkt sich nun unmittelbar auf die Verarbeitung aus.

Die Fristen im Überblick

Die Einführung läuft in Stufen. Wichtig ist die Trennung zwischen Empfang und Ausstellung. Für den Empfang gibt es keine Übergangszeit. Für die Ausstellung regelt § 27 Absatz 38 UStG, bis wann Sie noch auf Papier oder in einem sonstigen elektronischen Format abrechnen dürfen.

Die Grenze von 800.000 Euro bezieht sich auf den Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im Vorjahr im Sinne von § 19 Absatz 2 UStG, gerechnet nach vereinnahmten Entgelten. Für 2027 zählt also der Umsatz des Jahres 2026. Wer 2026 knapp unter oder über der Grenze liegt, sollte mit der Steuerberatung klären, welche Umsätze genau mitzählen.

Wen die Pflicht betrifft und wer ausgenommen ist

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Nach den Erläuterungen der Finanzverwaltung betrifft sie damit weder Rechnungen an Privatpersonen noch Rechnungen an Geschäftskunden im Ausland. Für Rechnungen an Behörden und andere öffentliche Auftraggeber gelten häufig zusätzliche Vorgaben, etwa eine Leitweg ID, auf die Sie sich im Einzelfall vorbereiten sollten.

Ausnahmen bei der Ausstellung

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnung ausstellen. Nach § 34a der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) darf ihre Rechnung immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Wie die Regelung seit 2025 funktioniert, erklärt unser Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV dürfen ebenfalls als sonstige Rechnung übermittelt werden.
• Fahrausweise nach § 34 UStDV sind ausgenommen.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG sind von der Rechnungspflicht in § 14 Absatz 2 ausgenommen.

Keine Ausnahme beim Empfang

Der Empfang betrifft jeden inländischen Unternehmer, der Leistungen von anderen inländischen Unternehmern bezieht. Dazu zählen ausdrücklich auch Kleinunternehmer, Nebenerwerbsgründer und Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit. Nach Auskunft der Industrie- und Handelskammern genügt für den Empfang grundsätzlich ein Postfach für E-Mails. Sie müssen keine eigene Plattform anschaffen, aber Sie müssen die Datei öffnen, prüfen und aufbewahren können.

XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931: Welches Format wofür

Die europäische Norm EN 16931 legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und wie sie benannt werden. In Deutschland sind zwei Umsetzungen verbreitet.

Bei ZUGFeRD kommt es auf das Profil an. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Angaben, die für die Umsatzsteuer nötig sind, und gelten deshalb nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ihre Software sollte standardmäßig ein geeignetes Profil wählen, damit Sie das nicht jedes Mal selbst entscheiden müssen.

Empfang: Was Sie heute schon können müssen

Weil der Empfang bereits Pflicht ist, lohnt sich zuerst ein Blick auf den eigenen Posteingang. Erhält Ihr Unternehmen schon heute E-Rechnungen, etwa von größeren Lieferanten, muss ein klarer Ablauf bestehen.

1. Eingang bündeln: Legen Sie eine zentrale Adresse für Rechnungen fest und weisen Sie Lieferanten darauf hin. So landet keine Rechnung im falschen Postfach.
2. Datei prüfen: Die XML Datei oder das Hybridformat muss lesbar sein. Ein Programm sollte die Angaben anzeigen, auch wenn Sie kein Fachwissen über XML haben.
3. Inhalt kontrollieren: Stimmen Leistung, Betrag, Steuersatz und Anschrift? Fehler bei Pflichtangaben können den Vorsteuerabzug gefährden. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie mit Abweichungen umgehen.
4. Weiterverarbeiten: Buchen Sie die Rechnung, geben Sie sie zur Zahlung frei und archivieren Sie die Originaldatei.

Eine Software kann hier viel abnehmen. Sie liest die Daten ein, schlägt Konten vor und verknüpft die Rechnung mit der Zahlung. Wer bisher mit Texterkennung aus PDF Belegen arbeitet, bekommt durch strukturierte Daten zuverlässigere Ergebnisse, muss aber den Umgang mit zwei Welten pflegen: E-Rechnungen und die weiterhin zulässigen sonstigen Rechnungen.

Ausstellung: Was Ihre Software können muss

Beim Ausstellen reicht es nicht, dass im Prospekt „E-Rechnung“ steht. Prüfen Sie die folgenden Punkte nacheinander, am besten mit einer eigenen Musterrechnung in der Testversion.

Ein häufiger Irrtum betrifft Eingang und Ausgang. Viele Programme lesen E-Rechnungen schon ein, erzeugen sie aber erst später selbst. So nennt Sage für Sage Active nach unserer Recherche, Stand 27. September 2026, das Einlesen von XRechnung und ZUGFeRD in beiden Paketen. Den Versand elektronischer Rechnungen kündigt der Hersteller als Funktion an, die folgen soll. Für Betriebe, die ab 2027 ausstellen müssen, ist genau dieser Unterschied entscheidend. Die Einordnung finden Sie im Profil von Sage Active.

Aufbewahrung und GoBD: Was mit der Datei geschieht

Rechnungen gehören zu den Buchungsbelegen. Für sie gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Frist beginnt nach § 14b Absatz 1 UStG mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Während dieser Zeit muss die Rechnung ihre Herkunft belegen, unverändert bleiben und lesbar sein. Bei einer E-Rechnung bedeutet das: Die strukturierte Datei bleibt maßgeblich. Ein Ausdruck oder ein Bild reicht nicht aus.

Dazu kommt der Datenzugriff der Finanzverwaltung. Nach § 147 Absatz 6 der Abgabenordnung darf sie bei einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, das System nutzen oder eine maschinelle Auswertung verlangen. Deshalb sollte Ihre Software Rechnungen exportieren können und die Datei zum Beleg in einem prüfbaren Archiv halten. Wie das im Detail aussieht, erklärt der Ratgeber zu GoBD und Aufbewahrungsfristen.

Welche Programme im Katalog was belegen

Softwarebrief führt in der Funktionsmatrix die Kernfunktion „Elektronische Rechnungen“ nur auf, wenn eine Herstellerquelle sie belegt. Für FastBill, sevdesk und Billomat nennen die Herstellerseiten diese Funktion. Das heißt noch nicht, dass jede Variante für jeden Tarif gleich vollständig ist. Prüfen Sie deshalb die folgenden Punkte im Tarif, den Sie tatsächlich buchen würden.

Für den Vergleich nebeneinander nutzen Sie unseren Vergleich von Buchhaltungsprogrammen. Dort sehen Sie pro Programm, welche Kernfunktionen belegt sind und wo Angaben fehlen.

Typische Fehler bei der Umstellung

• Nur den Versand betrachten. Der Empfang gilt schon heute. Wer ihn ignoriert, riskiert unbearbeitete Rechnungen und Probleme beim Vorsteuerabzug.
• PDF für eine E-Rechnung halten. Wenn Ihr Programm „E-Rechnung als PDF“ anbietet, fragen Sie nach, ob wirklich eine XML Datei eingebettet ist.
• Stammdaten nicht pflegen. Fehlende Steuernummern, veraltete Anschriften und falsche Zahlungsbedingungen führen zu abgelehnten Rechnungen.
• Archiv vergessen. Die Datei muss acht Jahre unverändert bleiben. Ein loses Verzeichnis auf dem Desktop genügt nicht.
• Zu spät testen. Nehmen Sie sich Zeit für Kunden, die eigene Anforderungen haben, etwa Portale oder Bestellnummern.
• Die Steuerberatung zu spät einbinden. Klären Sie früh, welche Formate und Exporte Ihre Kanzlei benötigt.

In sechs Schritten zur E-Rechnung

1. Bestandsaufnahme: Wie viele Rechnungen stellen Sie aus, wie viele erhalten Sie, in welchen Formaten?
2. Fristen prüfen: Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro? Dann gilt die Pflicht schon ab 2027.
3. Anforderungen sammeln: Formate, Versandwege, Behördenkunden, Gutschriften, wiederkehrende Rechnungen.
4. Software testen: Erstellen Sie eine echte Musterrechnung und prüfen Sie die Datei mit einem Validator.
5. Ablauf festlegen: Wer prüft eingehende Rechnungen, wer gibt frei, wer archiviert?
6. Umstellen und beobachten: Starten Sie mit wenigen Kunden, sammeln Sie Rückmeldungen und weiten Sie den Ablauf Schritt für Schritt aus.