GoBD und Aufbewahrungsfristen: Belege digital richtig archivieren

Was die GoBD sind und wen sie betreffen

Die Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich um ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das die Anforderungen an die elektronische Buchführung bündelt. Die aktuelle Fassung geht auf das Schreiben vom 28. November 2019 zurück und wurde seither mehrfach angepasst, nach unserem Stand zuletzt mit dem Schreiben vom 14. Juli 2025.

Betroffen sind alle, die Bücher oder Aufzeichnungen für Steuerzwecke führen: GmbH, UG, Einzelunternehmer, Freiberufler, die ihre Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen. Ob Sie mit einem Programm, einer Tabelle oder Papier arbeiten, ändert nichts an den Grundsätzen. Je digitaler Ihr Ablauf ist, desto wichtiger wird jedoch die Frage, ob Ihre Daten unverändert, vollständig und auffindbar bleiben.

Die Grundsätze in einfacher Sprache

Zur Zeitgerechtheit nennen Kammern und DATEV als Orientierung, dass unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen erfasst sein sollten. Wer periodisch bucht, etwa monatlich, muss durch organisatorische Vorkehrungen sicherstellen, dass Belege bis zur Buchung vollständig bleiben. Kassenvorgänge sollen täglich aufgezeichnet werden.

Aufbewahrungsfristen von sechs, acht und zehn Jahren

Welche Unterlage wie lange aufbewahrt werden muss, regelt § 147 der Abgabenordnung. Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine kürzere Frist als zuvor: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat sie von zehn auf acht Jahre gesenkt.

Wann die Frist beginnt und warum sie länger laufen kann

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde. Eine Rechnung vom 15. Mai 2026 muss also bis zum Ende des Jahres 2034 aufbewahrt werden. Die Frist läuft zudem nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern gebraucht werden, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Im Streitfall ist es deshalb sinnvoll, Unterlagen nicht am ersten Tag nach Fristende zu löschen.

Für Rechnungen regelt § 14b des Umsatzsteuergesetzes zusätzlich: Die Frist beträgt acht Jahre und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung. Während der gesamten Zeit muss die Rechnung ihre Herkunft belegen, unverändert und lesbar sein. Bei E-Rechnungen bleibt die strukturierte Datei maßgeblich, mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung Pflicht.

Belege digitalisieren: Was erlaubt ist

Viele Betriebe möchten Papier loswerden. Das ist grundsätzlich möglich, wenn der Ablauf geregelt und dokumentiert ist. Man spricht vom ersetzenden Scannen: Das Papieroriginal wird bildlich erfasst, die digitale Fassung ersetzt es anschließend. Entscheidend ist, dass das Bild dem Original entspricht, lesbar ist und unverändert bleibt.

1. Belege vollständig erfassen: Vorder und Rückseite, wenn dort Angaben stehen, mehrseitige Dokumente zusammenhängend.
2. Lesbarkeit prüfen: Ein unscharfes Foto genügt nicht. Qualität und Auflösung müssen die Inhalte sicher wiedergeben.
3. Ordnungsmerkmal vergeben: Jeder Beleg erhält eine eindeutige Zuordnung, am besten automatisch und mit Datum der Erfassung.
4. Unveränderbar speichern: Das Archiv muss Änderungen verhindern oder protokollieren.
5. Vernichtung regeln: In der Verfahrensdokumentation legen Sie fest, wann und wer Papieroriginale vernichtet. Dokumente mit Urkundencharakter bewahren viele Betriebe weiterhin im Original auf.

Die Verfahrensdokumentation: Ihr wichtigster Nachweis

Wer Bücher oder Aufzeichnungen führt, soll beschreiben, wie das geschieht. Die GoBD sprechen von einer Verfahrensdokumentation. Sie zeigt, welche Verfahren Sie nutzen, wer wofür zuständig ist und wie Belege und Daten verarbeitet werden. Die Anforderungen stehen in den GoBD ab Randnummer 151. Die IHK nennt als typische Bestandteile Systembeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Beschreibungen der Kontrollen und der Archivierung.

Der Datenzugriff bei einer Außenprüfung

Sind Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden, darf die Finanzverwaltung bei einer Außenprüfung nach § 147 Absatz 6 der Abgabenordnung auf drei Wegen auf die Daten zugreifen:

• Einsicht: Sie nimmt Einsicht in die gespeicherten Daten und nutzt das System zur Prüfung.
• Maschinelle Auswertung: Sie verlangt, dass Daten nach ihren Vorgaben ausgewertet zur Verfügung gestellt werden.
• Datenübertragung: Sie verlangt, dass Daten in einem maschinell auswertbaren Format an sie übertragen werden.

Für Ihre Software heißt das: Sie sollte Daten in prüfbaren Formaten exportieren können, etwa als strukturierte Dateien mit Beschreibung. Fragen Sie den Anbieter, welche Exportformate es gibt und ob die Belege mit den Buchungen verknüpft bleiben. Auch nach Vertragsende müssen Sie die Daten noch lesen können. Der Ratgeber Softwarevertrag prüfen nennt die Fragen für den Ausstieg.

Was Buchhaltungssoftware leisten sollte

Was die geprüften Herstellerquellen im Katalog belegen: FastBill nennt Belege, Banking und einen Export für DATEV. Sage Active bietet im Paket Essentials den Export im DATEV Format, beide Pakete einen Zugang für externe Buchhalter. Bei Billomat steht DATEVconnect laut Tariftabelle erst ab dem Paket Business zur Verfügung. Lexware Office verwaltet Belege ab Stufe S. Ob und wie ein Programm die GoBD im Detail erfüllt, bestätigen die Hersteller selbst oder Ihre Steuerberatung. Wir bewerten das nicht.

Ein Beispiel: Der Weg einer Rechnung vom Eingang bis zum Archiv

Die Grundsätze werden greifbar, wenn man einen Beleg begleitet. Das folgende Beispiel zeigt, wie eine Eingangsrechnung in einem kleinen Betrieb behandelt werden kann. Es ist ein Muster und ersetzt nicht Ihre eigene Verfahrensdokumentation.

Jeder dieser Schritte gehört in die Verfahrensdokumentation: wer ihn ausführt, womit und mit welcher Kontrolle. Auch kleine Betriebe können dies auf einer Seite beschreiben.

Betriebsprüfung vorbereiten

Eine Außenprüfung kündigt sich in der Regel an. Wer vorbereitet ist, spart Zeit und Nerven. Die folgenden Punkte lassen sich das ganze Jahr über erledigen und nehmen der Prüfung die Dramatik:

1. Verfahrensdokumentation aktuell halten: Sie spiegelt den tatsächlichen Ablauf, nicht den Zustand von vor drei Jahren.
2. Zugang für die Prüfung klären: Wer richtet im Fall der Fälle Zugriffe ein, und wer begleitet?
3. Exporte testen: Probieren Sie vorab, ob Sie Buchungen, Belege und Stammdaten in einem auswertbaren Format ausgeben können.
4. Berechtigungen prüfen: Nur die nötigen Daten sind zugänglich, besonders bei Datenzugriff über das System.
5. Belege vollständig halten: Offene Posten, fehlende Belege und Eigenbelege sind dokumentiert.
6. Fristen im Blick: Unterlagen, deren Fristen noch laufen, werden nicht gelöscht.
7. Ansprechperson bestimmen: Ihre Steuerberatung weiß Bescheid und kennt Ihren Ablauf.
8. Software Updates dokumentieren: Änderungen am System, die Buchungen betreffen, sind nachvollziehbar.

Typische Fehler und ein Plan für den Anfang

• Belege auf privaten Geräten: Fotos in der Galerie oder in Messengern sind kein Archiv.
• Ablage ohne Regeln: Ohne feste Benennung und Zuordnung fehlt die Nachprüfbarkeit.
• Stilles Überschreiben: Wer Dateien ändert statt zu korrigieren, verletzt die Unveränderbarkeit.
• Keine Verfahrensdokumentation: Sie wird erst gefragt, wenn es eilt.
• Zu früh löschen: Fristen beginnen am Jahresende und können sich verlängern.
• Wechsel ohne Datenübernahme: Beim Programmwechsel gehören Belege, Buchungen und Protokolle in den neuen Bestand oder in ein lesbares Archiv.

1. Legen Sie fest, wie Belege künftig ankommen: Postfach für E-Mails, App, Scanner.
2. Nutzen Sie eine Software, die Belege den Buchungen zuordnet und Änderungen protokolliert.
3. Schreiben Sie eine kurze Verfahrensdokumentation und halten Sie sie aktuell.
4. Stimmen Sie mit der Steuerberatung Formate und Zugriffe ab.
5. Notieren Sie Aufbewahrungsfristen und prüfen Sie einmal im Jahr, was gelöscht werden darf.