Softwarevertrag prüfen: Laufzeit, Daten, Datenschutz und Ausstieg

Warum Sie den Vertrag vor dem Klick lesen sollten

Software wird heute meist online bestellt: Tarif wählen, Zahlungsdaten eingeben, bestätigen. Die Bedingungen stehen irgendwo im Kleingedruckten. Das ist bequem, bis ein Problem auftaucht: Der Preis steigt, der Dienst fällt aus, der Anbieter wird verkauft, oder Sie wollen wechseln und kommen nicht an Ihre Daten. Dann entscheiden Sätze, die Sie nie gelesen haben.

Für Verbraucher gibt es Schutzvorschriften, etwa den Kündigungsbutton für Verbraucherverträge im Onlinehandel (§ 312k BGB). Im Geschäftsverkehr gelten sie nicht. Betriebe haben eine größere Vertragsfreiheit und tragen die Verantwortung selbst. Allgemeine Geschäftsbedingungen unterliegen zwar auch im Geschäftsverkehr einer Inhaltskontrolle, aber Sie sollten sich nicht darauf verlassen, dass eine Klausel später unwirksam ist.

Laufzeit, Verlängerung und Kündigung

Die Laufzeit ist die erste Frage, denn sie bestimmt, wie lange Sie gebunden sind. Prüfen Sie drei Dinge: die Mindestlaufzeit, die Kündigungsfrist und die automatische Verlängerung.

• Mindestlaufzeit: Wie lange können Sie nicht kündigen? Eine lange Laufzeit kann sich lohnen, wenn Sie das Produkt sicher einsetzen werden.
• Automatische Verlängerung: Verlängert sich der Vertrag stillschweigend um ein Jahr, wenn Sie eine Frist versäumen? Tragen Sie die Fristen in den Kalender ein.
• Form der Kündigung: Ist sie per Klick, E-Mail oder nur per Brief möglich?
• Sonderkündigung: Gibt es Rechte bei Preiserhöhung, Funktionsabbau oder Übernahme des Anbieters?

Preise und Preisänderungen

Der Listenpreis ist selten der ganze Preis. Achten Sie auf die folgenden Punkte, bevor Sie unterschreiben:

Wie Preise bei einzelnen Programmen aufgebaut sind, zeigen die Ratgeber Software für Startups und ERP auswählen im Mittelstand.

Verfügbarkeit, Support und Haftung

Software ist Teil Ihres Betriebs. Fällt sie aus, stehen Abläufe. Deshalb gehören Zusagen zu Verfügbarkeit und Support in die Prüfung, auch wenn kleine Anbieter selten individuelle Zusagen machen.

• Verfügbarkeit: Nennt der Anbieter eine Zielverfügbarkeit, und was geschieht bei Ausfällen?
• Wartungsfenster: Wann wird gewartet, und wie werden Sie informiert?
• Support: Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, Kanäle, Sprache. Gibt es einen Ansprechpartner für Störungen?
• Sicherungen: Wie oft werden Daten gesichert, wie lange bewahrt, wie schnell lassen sie sich wiederherstellen?
• Haftung: Auf welchen Betrag ist die Haftung begrenzt, und welche Fälle sind ausgeschlossen?
• Änderung des Dienstes: Darf der Anbieter Funktionen einstellen? Wie werden Sie informiert?

Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Sobald eine Software personenbezogene Daten von Kunden, Beschäftigten oder Bewerbern verarbeitet, handelt der Anbieter in der Regel als Auftragsverarbeiter. Dann verlangt Artikel 28 der Datenschutz Grundverordnung einen schriftlichen oder elektronischen Vertrag. Er muss unter anderem regeln:

• Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Art der Daten und Kategorien betroffener Personen,
• dass der Anbieter Daten nur auf Ihre dokumentierte Weisung verarbeitet,
• die Verpflichtung der Mitarbeitenden zur Vertraulichkeit,
• geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherheit,
• die Bedingungen für den Einsatz weiterer Auftragsverarbeiter,
• Unterstützung bei Anfragen betroffener Personen und bei Pflichten zu Sicherheit und Meldungen,
• Löschung oder Rückgabe aller Daten nach Ende der Leistung,
• Nachweise und die Möglichkeit von Kontrollen.

Viele Anbieter stellen den Vertrag als Vorlage bereit. Lesen Sie ihn und achten Sie besonders auf Standort der Daten, Unterauftragnehmer und Drittländer. Werden Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet, braucht es dafür eine tragfähige Grundlage. Der Ratgeber Digitale Personalakte und DSGVO vertieft die Fragen für Personaldaten.

Daten, Export und Ausstieg

Der wichtigste Satz im Vertrag steht oft am Ende: Was passiert mit Ihren Daten, wenn Sie kündigen? Klären Sie drei Dinge: in welchem Format Sie Daten erhalten, wie lange der Zugriff nach Vertragsende möglich ist und wann der Anbieter löscht.

Neue Wechselrechte durch den Data Act

Die Verordnung (EU) 2023/2854, der Data Act, gilt seit dem 12. September 2025. Sie enthält Regeln für den Wechsel zwischen Anbietern von Datenverarbeitungsdiensten, zu denen auch viele Cloud Angebote zählen. Nach Artikel 25 muss der Vertrag unter anderem eine Ankündigungsfrist für den Wechsel von höchstens zwei Monaten vorsehen, einen Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen und eine Frist von mindestens 30 Kalendertagen, in der Sie Ihre Daten abrufen können. Wechselentgelte sind bis zum 12. Januar 2027 nur in ermäßigter Höhe zulässig und danach nicht mehr (Artikel 29).

Ob ein Angebot im Einzelfall unter diese Regeln fällt, hängt von der Art des Dienstes ab. Sie sollten sich nicht darauf verlassen, sondern den Ausstieg im Vertrag selbst klären. Fragen Sie den Anbieter, ob und wie die neuen Wechselregeln in seinen Bedingungen umgesetzt sind.

Klauseln im Klartext

Vertragstexte sind oft formelhaft. Die folgende Übersicht erklärt Begriffe, auf die Sie in Bedingungen von Softwareanbietern stoßen, und was Sie dazu fragen können.

Wenn eine Klausel unklar ist, fragen Sie schriftlich nach und lassen Sie sich die Antwort bestätigen. Eine freundliche E-Mail genügt, sie schafft einen Nachweis.

Eine E-Mail an den Anbieter: Fragen, die sich schriftlich lohnen

Viele Fragen lassen sich in zehn Minuten klären, wenn Sie sie vor dem Kauf stellen. Die folgenden Punkte können Sie als Vorlage für eine kurze Anfrage nutzen:

1. Welche Mindestlaufzeit und welche Kündigungsfrist gelten für den Tarif, den wir buchen möchten?
2. Wie und wann können Preise angepasst werden, und welche Sonderkündigung gilt in diesem Fall?
3. Stellen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereit? Wo werden die Daten gespeichert, und welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?
4. In welchen Formaten können wir alle Daten exportieren, und wie lange haben wir nach Kündigung Zugriff?
5. Wann werden unsere Daten nach Vertragsende gelöscht?
6. Welche Zusagen gibt es zur Verfügbarkeit, und wie erreichen wir den Support?
7. Welche Funktionen und Kontingente sind im Tarif enthalten, welche kosten extra?
8. Gibt es Einmalkosten für Einrichtung, Schulung oder Datenübernahme?

Recht, Gerichtsstand und Verhandlung

Bei Verträgen mit Anbietern aus dem Ausland ist wichtig, welches Recht gilt und wo gestritten wird. Bei Anbietern mit Sitz in der Europäischen Union ist das meist unproblematisch. Bei Anbietern außerhalb sollten Sie genau lesen und gegebenenfalls Rat einholen.

Kleine Betriebe handeln selten Standardbedingungen aus. Dennoch lohnt sich die Nachfrage, vor allem bei Software, die Sie über Jahre nutzen werden: Verlängerung der Testphase, Anpassung der Kündigungsfrist, Preisbindung für zwölf Monate, schriftliche Zusage zu Exportformaten. Bei Partnern und Fachhändlern, wie bei Sage 100 oder Business Central, sind Einführung und Betrieb Verhandlungssache und sollten schriftlich fixiert werden.

1. Lesen Sie Laufzeit, Verlängerung und Kündigung.
2. Rechnen Sie Preise und Preisänderungen für zwölf und 24 Monate.
3. Prüfen Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
4. Klären Sie Exportformat, Zugriff nach Kündigung und Löschfristen.
5. Notieren Sie Zusagen aus Demos und lassen Sie sie bestätigen.
6. Tragen Sie Fristen in den Kalender ein.