Digitale Personalakte und DSGVO: Anforderungen an Personalsoftware

Was in eine digitale Personalakte gehört

Eine Personalakte sammelt Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen: Vertrag, Stammdaten, Qualifikationen, Gehaltsänderungen, Zeugnisse. Digital kann sie mehr leisten als ein Ordner: Dokumente sind schnell auffindbar, Vorlagen sparen Zeit, Fristen lassen sich überwachen. Mit dem Komfort wächst die Verantwortung, denn ein Zugriffsfehler betrifft nicht ein Papier, sondern potenziell alle Akten.

Der Rechtsrahmen im Überblick

Für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten gilt die Datenschutz Grundverordnung. Sie wird in Deutschland durch das Bundesdatenschutzgesetz ergänzt. Die genaue Anwendung der Regeln zum Beschäftigtendatenschutz ist teilweise umstritten, auch nach Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs. Für Ihre Praxis genügt zunächst ein Überblick über die Grundpflichten.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, zu denen Gesundheitsdaten zählen, unterliegen strengeren Regeln (Artikel 9 DSGVO). Dazu gehören zum Beispiel Informationen zu Krankheiten oder zu einer Schwerbehinderung. Nutzen Sie die digitale Akte nur dann für solche Daten, wenn der Zweck klar ist und der Zugriff sehr eng begrenzt wird.

Rollen und Rechte: Wer darf was sehen

Der häufigste Fehler bei der Einführung ist ein zu offenes Rechtekonzept. Alle Beteiligten sollen schnell loslegen, also bekommen viele Personen weitreichende Rechte. Später ist es schwer, sie zurückzunehmen. Legen Sie das Konzept vor dem Import der Daten fest.

• Rechte pro Feld und Dokument: Gute Systeme erlauben, einzelne Bereiche zu sperren.
• Protokollierung: Wer hat wann welche Akte geöffnet oder geändert? Das ist wichtig für Nachvollziehbarkeit und Nachweise.
• Vertretungen: Regeln Sie, wie Zugriffe bei Urlaub oder Ausscheiden übergeben werden.
• Regelmäßige Prüfung: Kontrollieren Sie einmal im Jahr, wer welche Rechte hat.

Löschen und Aufbewahren

Daten dürfen nicht länger gespeichert werden, als es für den Zweck nötig ist. Gleichzeitig verlangen Gesetze, dass bestimmte Unterlagen aufbewahrt werden. Ein Löschkonzept bringt beides zusammen. Es legt fest, welche Daten wie lange bleiben, wer löscht und wie das nachgewiesen wird.

Eine Software sollte Löschfristen pro Dokumenttyp erlauben, Erinnerungen geben oder automatisch löschen und das protokollieren. Fehlt diese Funktion, müssen Sie den Prozess organisatorisch lösen, zum Beispiel mit einem jährlichen Termin.

Auftragsverarbeitung, Standort und Unterauftragnehmer

Cloud Software verarbeitet Daten im Auftrag. Das verlangt einen Vertrag nach Artikel 28 DSGVO, der Gegenstand, Dauer, Art der Daten, Pflichten und Kontrollrechte regelt. Der Anbieter darf Daten nur nach Ihren Weisungen verarbeiten, muss die Sicherheit gewährleisten, Beschäftigte zur Vertraulichkeit verpflichten und bei Vertragsende Daten löschen oder zurückgeben.

• Standort: In welchem Land liegen die Daten, auch bei Sicherungen und Support?
• Unterauftragnehmer: Welche weiteren Dienstleister sind beteiligt, und wo sitzen sie?
• Drittländer: Werden Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union übertragen, und auf welcher Grundlage?
• Sicherheitsmaßnahmen: Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Protokolle, Notfallplan.
• Datenzugriff durch den Anbieter: Wer kann beim Anbieter Ihre Daten sehen, und wie wird das protokolliert?
• Ende des Vertrags: In welchem Format erhalten Sie Ihre Daten zurück, und wann werden sie gelöscht?

Eine ausführliche Checkliste für Verträge finden Sie im Ratgeber Softwarevertrag prüfen.

Programme im Katalog: Was zur Akte und zu Rechten belegt ist

Die folgenden Angaben stammen aus den Herstellerquellen. Datenschutz und Sicherheit bewerten wir nicht. Prüfen Sie diese Punkte direkt beim Anbieter und lassen Sie sich Verträge und Nachweise vorlegen.

Auffällig ist, dass Berechtigungen bei Personio und Kenjo an höhere Stufen gebunden sind. Wer ein feines Rechtekonzept braucht, sollte deshalb nicht den Einstiegspreis vergleichen, sondern den Tarif, in dem die benötigten Rechte enthalten sind.

Technische Schutzmaßnahmen: Was konkret erwartbar ist

Artikel 32 der Datenschutz Grundverordnung verlangt Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind. Für eine Personalakte ist das Risiko hoch, denn Fehler treffen konkrete Menschen. Konkretisieren Sie den Begriff mit einer Liste, die Sie bei jedem Anbieter abfragen:

Ein Zertifikat ersetzt keine Prüfung, aber es zeigt, dass der Anbieter sich Fragen stellen lässt. Anbieter, die auf diese Fragen nicht antworten können oder wollen, sind ein Warnzeichen.

Wenn etwas schiefgeht: Die Meldung einer Datenpanne

Auch bei guter Vorsorge können Fehler passieren: Eine Akte wird an die falsche Person gesendet, ein Zugang wird gestohlen, ein Anbieter meldet einen Sicherheitsvorfall. Für solche Fälle gilt in der Datenschutz Grundverordnung eine feste Regel: Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten sind der Aufsichtsbehörde grundsätzlich unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden zu melden, wenn sie voraussichtlich zu einem Risiko für die Betroffenen führen (Artikel 33). Bei hohem Risiko müssen auch die Betroffenen informiert werden (Artikel 34).

• Zuständigkeit: Legen Sie fest, wer im Betrieb Vorfälle entgegennimmt und bewertet.
• Wege: Beschäftigte wissen, an wen sie sich wenden, auch am Wochenende.
• Anbieter: Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung sollte regeln, dass der Anbieter Sie unverzüglich informiert.
• Dokumentation: Halten Sie jeden Vorfall schriftlich fest, auch wenn er nicht gemeldet wird.

Welche Unterlagen in die digitale Akte gehören

Nicht alles, was Papier war, muss in die digitale Akte. Gerade beim Umstieg lohnt es sich, den Inhalt zu hinterfragen. Der Grundsatz der Datenminimierung gilt auch hier: Speichern Sie, was Sie für das Arbeitsverhältnis brauchen.

• Behalten und digitalisieren: Arbeitsvertrag und Änderungen, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Nachweise über Pflichtschulungen, Unterlagen zu Urlaub und Abwesenheiten.
• Getrennt und mit eigenem Zugriff: Abmahnungen, Gesprächsprotokolle, Beurteilungen, Gesundheitsdaten.
• Prüfen, ob nötig: Bewerbungsunterlagen nach der Einstellung, Kopien von Ausweisen, Ergebnisse von Tests.
• Nicht aufnehmen: Daten, die für das Arbeitsverhältnis keine Rolle spielen, etwa private Notizen zur Person.

Ältere Papierakten müssen nicht sofort vollständig digitalisiert werden. Beginnen Sie mit aktiven Beschäftigten und lassen Sie Akten ausgeschiedener Personen im Archiv, bis Fristen abgelaufen sind.

Einführung: Von der Papierakte zur digitalen Akte

1. Bestand aufnehmen: Welche Akten gibt es, wo liegen sie, wer hat Zugriff?
2. Aufräumen: Veraltete Dokumente prüfen, nach Löschfristen aussortieren, Dubletten entfernen.
3. Rechte planen: Rollen, Bereiche und Freigaben festlegen, bevor Daten importiert werden.
4. Beteiligte einbinden: Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat (§ 87 Betriebsverfassungsgesetz), Geschäftsführung.
5. Beschäftigte informieren: Welche Daten werden digital geführt, wer sieht sie, wie kann ich Einsicht nehmen?
6. Pilot starten: Mit einer kleinen Gruppe testen, Rechte überprüfen, dann ausweiten.

Beschäftigte haben das Recht, in ihre Personalakte Einsicht zu nehmen (§ 83 Betriebsverfassungsgesetz). Die digitale Akte sollte dies unkompliziert ermöglichen, etwa mit einem Export. Mehr zu Abläufen bei der Einführung von Personalsoftware finden Sie im Ratgeber Personalsoftware einführen, ohne Prozesse zu verlieren.