Arbeitszeiterfassung Pflicht: Was Arbeitgeber wissen müssen und welche Software hilft

Die Rechtslage heute

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist kein Zukunftsthema. Der Europäische Gerichtshof hat 2019 im sogenannten Stechuhr Urteil verlangt, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem System verpflichten, das die tägliche Arbeitszeit erfasst. Das Bundesarbeitsgericht hat daraus 2022 für Deutschland eine klare Folge gezogen: Arbeitgeber sind schon nach geltendem Recht verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Das Gericht leitet die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab, in der Auslegung nach Europarecht.

Eine Ausnahme für kleine Betriebe sieht dieser Weg nicht vor, denn das Arbeitsschutzgesetz kennt keine Mindestgröße. Wer einen oder zwei Beschäftigte hat, sollte also dieselben Grundregeln beachten wie ein Betrieb mit hundert. Der Unterschied liegt im Aufwand, nicht in der Pflicht.

Was der Gesetzentwurf vorsieht

Seit Jahren wird darüber gesprochen, die Pflicht ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz zu regeln. Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Entwurf vorgelegt, der am 18. Juni 2026 bekannt wurde. Als Termin für das Inkrafttreten nennt das Handwerksblatt den 1. Januar 2027. Nach den Berichten vom 1. Juli und vom 1. Oktober 2026 befindet sich der Entwurf noch in der Abstimmung innerhalb der Bundesregierung. Danach folgen Kabinett, Bundestag und Bundesrat. Es sind also noch Änderungen möglich.

Weitere Pflichten, die schon gelten

Neben der allgemeinen Erfassungspflicht gibt es Vorschriften, die bestimmte Daten verlangen und Aufbewahrung regeln. Die folgenden Regeln betreffen viele Betriebe, unabhängig vom Gesetzentwurf.

• Höchstarbeitszeit und Ruhezeit: Das Arbeitszeitgesetz begrenzt die tägliche Arbeitszeit und verlangt eine ununterbrochene Ruhezeit nach Arbeitsende. Eine Software sollte Verstöße anzeigen, bevor sie entstehen.
• Aufzeichnung von Mehrarbeit: Nach § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz sind Aufzeichnungen über Arbeitszeit, die über acht Stunden hinausgeht, mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• Minijobs und bestimmte Branchen: Nach § 17 Mindestlohngesetz sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit bei geringfügig Beschäftigten und in bestimmten Branchen zeitnah aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.
• Mitbestimmung: Besteht ein Betriebsrat, ist er bei Einführung von Systemen zur Zeiterfassung zu beteiligen (§ 87 Betriebsverfassungsgesetz).

Welche Regeln für Ihren Betrieb gelten, hängt von Branche, Tarifvertrag und Beschäftigungsart ab. Klären Sie das mit einer Fachperson für Arbeitsrecht oder mit Ihrem Verband.

Wie die Erfassung im Alltag aussieht

Die Wahl des Systems hängt von der Arbeitsweise ab. Ein Büroteam am Rechner erfasst anders als ein Betrieb mit Außendienst, Baustellen oder Schichten.

Eine gute Software erfasst nicht nur, sie macht Fehler sichtbar. Fehlende Buchungen, zu lange Tage, unterschrittene Ruhezeiten und offene Korrekturen sollten in einer Übersicht erscheinen, damit Führungskräfte reagieren können, bevor die Lohnabrechnung ansteht.

Was eine Software können muss

Zeiterfassung oder Schichtplanung

Beide Begriffe tauchen in Prospekten gemeinsam auf, lösen aber verschiedene Probleme. Zeiterfassung dokumentiert, was gearbeitet wurde. Schichtplanung legt fest, wer wann arbeiten soll, und berücksichtigt Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Tausch und Vertretung. Ein Programm kann das eine gut und das andere nur oberflächlich.

• Ein Büroteam mit festen Zeiten braucht meist nur Erfassung, Abwesenheiten und Freigaben.
• Ein Betrieb mit wechselnden Diensten braucht zusätzlich Planung mit Regeln, damit Ruhezeiten und Höchstgrenzen im Plan eingehalten werden.
• Wenn beides gebraucht wird, prüfen Sie, ob es im gleichen Tarif liegt oder als Zusatz berechnet wird.

Der Ratgeber Zeiterfassung und Schichtplanung getrennt bewerten vertieft diese Unterscheidung.

Programme im Katalog: Was die Herstellerquellen belegen

In der Funktionsmatrix von Softwarebrief gilt „Zeiterfassung“ nur, wenn eine Herstellerquelle sie belegt. Das Ergebnis für Programme aus dem Bereich Personal:

Die Programme unterscheiden sich weniger in der Frage, ob sie Zeiten erfassen, sondern in der Tiefe: Regeln, Warnungen, Planung, Auswertungen. Vergleichen Sie sie deshalb direkt im Vergleich von Personalsoftware.

Typische Situationen im Betrieb

Die Pflicht klingt einfach, die Praxis verlangt Antworten auf konkrete Fälle. Die folgenden Situationen kommen in kleinen und mittleren Betrieben regelmäßig vor:

Je unterschiedlicher die Situationen in Ihrem Betrieb sind, desto wichtiger ist ein System, das mehrere Wege erlaubt. Eine Lösung, die nur am Terminal funktioniert, hilft dem Außendienst nicht. Eine Lösung nur in der App überfordert Beschäftigte ohne Smartphone.

Ein Kostenbeispiel für 20 Beschäftigte

Am Beispiel von Sage HR lässt sich die Preislogik nachrechnen. Die Basis kostet 4,50 Euro je Beschäftigtem und Monat, das Zeitmodul 2,50 Euro, die Schichtplanung weitere 2,50 Euro. Die Hersteller nennen dazu zwei Beispielpakete mit 7,00 Euro (Basis mit Zeit) und 9,50 Euro (Basis mit Zeit und Schichten) je Person.

Das Beispiel zeigt, dass die Kosten mit der Beschäftigtenzahl und den gebuchten Modulen steigen. Rechnen Sie deshalb immer mit der Zahl, die Sie in zwölf Monaten erwarten, und mit den Modulen, die Sie tatsächlich brauchen.

Datenschutz und Betriebsrat

Arbeitszeitdaten sind Beschäftigtendaten. Das bedeutet: Sie dürfen nur für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden, und nur von den Personen eingesehen werden, die sie brauchen. Bei Standortdaten in mobilen Apps ist besondere Zurückhaltung nötig. Klären Sie, ob sie wirklich erforderlich sind und wie Beschäftigte sie nachvollziehen können.

• Schließen Sie mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Legen Sie fest, wie lange Zeitdaten gespeichert werden und wer sie löschen darf.
• Binden Sie den Betriebsrat früh ein, falls es einen gibt.
• Informieren Sie Beschäftigte, was erfasst wird und warum.

Vertiefende Hinweise finden Sie im Ratgeber Digitale Personalakte und DSGVO.

Einführung in vier Wochen

1. Woche 1: Arbeitsweise aufnehmen (Orte, Zeiten, Schichten, Sonderfälle) und Regeln festhalten, etwa Pausen und Zuschläge.
2. Woche 2: Zwei Programme mit einer Gruppe testen, die echte Abläufe abbildet. Betriebsrat und Datenschutz einbinden.
3. Woche 3: Entscheidung, Einrichtung, Schulung der Führungskräfte, Pilotgruppe starten.
4. Woche 4: Auswertung des Piloten, Korrekturen am Ablauf, Start für alle Beschäftigten.