Elektronische Rechnungen: Was Ihre Software können sollte

Trennen Sie Empfang und Versand

Viele Anbieter nennen beide Funktionen, doch sie können in unterschiedlichen Tarifen liegen. Prüfen Sie, ob Ihre Software eingehende strukturierte Rechnungen lesbar darstellt, die Daten übernimmt und das Original aufbewahrt. Für ausgehende Rechnungen sollten die von Ihren Kunden geforderten Formate verfügbar sein.

Fragen Sie auch nach wiederkehrenden Rechnungen und Korrekturen, falls diese in Ihrem Geschäft häufig vorkommen.

Sehen Sie sich den Alltag an

Ein guter Ablauf beginnt beim Eingang per E Mail oder Upload und endet erst mit der Buchung und dem Zugriff der Steuerberatung. Wer viele Rechnungen verarbeitet, sollte Freigaben, Suchbarkeit und Bankabgleich prüfen. Für Betriebe mit wenigen Vorgängen kann eine schlankere Lösung reichen. Lassen Sie sich den konkreten Weg anhand einer Ihrer eigenen Musterrechnungen zeigen.

Lesen Sie die Tarifbedingungen

FastBill nennt elektronische Rechnungen in allen Tarifen. Bei anderen Angeboten hängt der volle Arbeitsablauf von der Tarifstufe ab. Prüfen Sie deshalb nicht nur das Format, sondern auch Mengenbegrenzungen, Zusatzkosten und die Verbindung zur Buchhaltung.

Gesetzliche Vorgaben ändern sich; ziehen Sie für Ihre konkrete Pflichtfrage zusätzlich aktuelle amtliche Informationen und fachlichen Rat hinzu.